Gestion des notes de frais : comment faire ?

La gestion des notes de frais a tendance à susciter une multitude de questions. De nombreuses règles sont liées à cette gestion, à commencer par la nécessité de fournir un justificatif. Cet article explique la manière de gérer vos notes de frais.

Généralités sur les notes de frais

Pour la bonne exécution de leur travail, le chef d’entreprise et/ou les salariés sont souvent obligés d’investir dans l’achat d’un produit ou d’un service. Ces dépenses professionnelles sont remboursables en échange d’un justificatif d’achat. La note de frais est le document qui sert à les enregistrer quand ils sont liés à l’activité de l’entreprise. Les remboursements de frais professionnels s’effectuent de deux manières différentes :

• un recouvrement des dépenses effectivement engagées ou par forfait,
• une déduction additionnelle pour coûts professionnels.

Si l’entreprise dispose de plusieurs salariés, elle doit mettre en place un système de validation et de contrôle des demandes de remboursement.
La démarche des dépenses effectives consiste à rembourser en totalité les dépenses payées par le chef d’entreprise ou le salarié. Les dépenses par forfait se calculent à partir d’un barème forfaitaire généralement fourni pour l’URSSAF. Le remboursement de ces frais peut également se faire par déduction forfaitaire spécifique. Le plafond de cette méthode s’estime à 7 600 euros par an. Les informations supplémentaires sur les frais professionnels restent disponibles en ligne. Ces données sont notamment accessibles sur la plateforme de l’Urssaf, dans la rubrique déduction forfaitaire spécifique.

Les normes qui régissent les notes de frais

Pour établir une note de frais, il faut maîtriser quelques particularités comme les frais liés à la restauration, l’hébergement et les dédommagements kilométriques. Le justificatif fourni pour une restauration doit mentionner la raison de l’invitation ainsi que le nom des convives présents. Pour l’hébergement, ils sont remboursables lorsque le domicile se trouve éloigné au minimum de 50 km ou quand les transports en commun se font rares dans la région. La TVA appliquée sur les coûts d’hébergement et de logement n’est pas déductible.

En ce qui concerne les dépenses à forfait, le site de l’URSSAF en fournit le barème. Il est mis à jour annuellement. Cette évaluation n’est pas valide pour les dirigeants salariés. Quant aux dédommagements kilométriques, ils s’appliquent dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour exécuter des missions professionnelles. Le document justificatif doit mentionner la raison du déplacement, le lieu ainsi que le kilométrage réalisé et la puissance fiscale de la voiture. L’ensemble des documents est appuyé par la carte grise. Les dédommagements kilométriques couvrent les dépenses suivantes : le carburant, l’entretien de la voiture, l’amortissement de la voiture et l’assurance.
Les autres dépenses engagées pour le compte de la société peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement. Elles doivent être appuyées par un justificatif. Ces dépenses s’intègrent dans les notes de frais.

Les mesures fiscales et sociales applicables aux frais forfaitaires

Les dépenses forfaitaires et les effectives bénéficient d’une exonération de cotisation sociale s’ils remplissent les conditions suivantes :

• Le montant ne dépasse pas le seuil imposé.
• Les justificatifs sont établis en bonne et due forme.

Ces dépenses sont déductibles d’impôt. Par ailleurs, l’impôt sur le revenu ne s’applique pas au remboursement.

Le remplissage des notes de frais

Le document doit être rempli toutes les fins de mois. Une avance sur note de frais peut être demandée. Aucun texte ne stipule le délai de la demande de remboursement. Une demande de note de frais peut être rédigée dans un fichier Excel, sachant que les informations exigées par les règlements suscités sont obligatoires. Afin d’appuyer la note de frais et réaliser le remboursement correctement, des justificatifs d’achats comme les factures doivent constituer le dossier.