Comment comptabiliser la pénalité de retard ?

La pénalité de retard est une sanction financière qui s’applique en cas de retard dans le délai de livraison.

Il faut savoir que cette pénalité est obligatoire et doit être mentionnée dans les conditions générales de vente (CGV) ou les conditions particulières de vente (CPV). Cette pénalité peut être forfaitaire ou proportionnelle au montant du contrat.

Quand et comment peut-on procéder à la comptabilisation des pénalités de retard ?

Il est important de savoir que la loi n’impose pas le mode de calcul des intérêts de retard. Cependant, les tribunaux ont établi quelques règles concernant les intérêts moratoires. Il faut savoir que l’intérêt légal est calculé sur la base du taux d’intérêt appliqué par la banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement les plus récentes, majorée de 10 points de pourcentage.

Les pénalités doivent être déterminées en fonction du montant TTC des factures impayées et non pas uniquement du montant HT comme le pratiquent certains professionnels. La fixation des pénalités ne peut se faire qu’après une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet au-delà d’un délai raisonnable.

Il est important que lorsque vous établissez une facture, vous indiquiez clairement les dates d’exigibilités et le taux applicable (exemple : 5%). De plus, il est conseillé d’indiquer sur vos documents commerciaux ou bien sur votre site internet si le client dispose d’un délai maximum pour régler sa facture et ce délai doit être mentionné explicitement sur celle-ci.

Les frais de recouvrement peuvent-ils être intégrés à la comptabilisation des pénalités de retard ?

Les frais de recouvrement comptabilisation constituent des charges exceptionnelles. Ils doivent être inscrits dans le compte de résultat et non dans les charges externes.

Les pénalités de retard sont une charge qui est réclamée par un créancier en cas de retard dans le paiement des échéances. Pour que ce type de charge soit une charge déductible, il faut que la créance soit certaine, liquide et exigible, c’est-à-dire que son montant ainsi que sa date d’exigibilité soient connus à l’avance.

Il faut également préciser qu’une provision pour risque ne peut pas être utilisée pour couvrir les frais de recouvrement.

Quelles sont les conséquences fiscales pour l’entreprise concernant la comptabilisation des pénalités de retard ?

Lorsque vous signez un contrat, vous êtes tenu de respecter les conditions convenues. Si votre client ne respecte pas ses engagements, et que cela se traduit par une pénalité financière pour vous, il est nécessaire d’en faire mention au sein de votre comptabilité.

Il faut savoir que la facturation des pénalités de retard peut avoir des conséquences importantes sur le résultat d’une société. En effet, si l’entreprise prête de l’argent à son client et qu’il éprouve des difficultés à honorer ses obligations (retard), l’entreprise devra rembourser ce capital plus les intérêts.

Le taux d’intérêt appliqué sera différent suivant le type de crédit octroyé : le crédit affecte ou non la trésorerie de l’emprunteur.

Comment et quand doivent être comptabilisés les pénalités de retard ?

Le contrat de vente à distance est régi par l’article L.121-16 du Code de la consommation qui prévoit que le vendeur doit, dans un délai de sept jours francs à compter du jour où le contrat a été conclu, « informer l’acheteur par écrit, au plus tard avant la livraison ou la mise à disposition des biens commandés ».

Le vendeur doit ainsi informer l’acheteur sur les caractéristiques essentielles du bien et sur les conditions particulières de la vente. Par ailleurs, si le professionnel n’a pas respecté ce délai, il y aura lieu à application d’une pénalité pour retard de livraison dont l’ampleur sera équivalente au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majorée de 10 points.

Quels sont les documents comptables à conserver pour la comptabilisation des pénalités de retard ?

Les pénalités de retard sont des sommes d’argent que l’on doit verser à son fournisseur en cas de retard de livraison, ou d’exécution d’un contrat. Dans la réalité, les pénalités de retard sont souvent calculées par le fournisseur et non par un organisme spécialisé. Les pénalités de retard peuvent être calculées sur la base du prix total convenu avec le client ou sur la base d’un taux fixe. Le montant des pénalités varie selon plusieurs critères :

• la nature du produit ou du service commandé
• l’ancienneté du contrat
• la qualité du client (personne physique ou morale)
• la situation géographique (localisation)
• la durée totale du contrat
• le volume et/ou le poids des articles achetés (en tonne)…

Par conséquent, il est recommandé pour faire face aux risques liés aux pénalités de retard, de procurer une copie certifiée conforme des documents comptables qui serviront à évaluer les pénalités dues au fournisseur.

Il est important que cette copie soit conservée pour une durée minimum d’un an après la fin d’exercice comptable concernée par les pénalités de retards encourues.

Comment doit être géré le compte de pénalités pour la comptabilisation des pénalités de retard ?

Pour gérer correctement le compte de pénalités pour la comptabilisation des pénalités de retard, il faut se référer aux dispositions du PCG. Les pénalités peuvent être comptabilisées à l’actif si elles ont été contractuellement prévues et déterminées au moment de la conclusion du contrat ou encore s’il existe une preuve que les conditions mises en place par cet accord ne seront pas remplies. Dans ce cas, cette charge est classée comme un passif connu.

Les charges qui ne sont pas payées à l’avance et dont le montant est fixé après coup doivent être inscrites dans un compte distinct car elles constituent un passif éventuel (compte 678). En matière de gestion financière, il convient d’effectuer des provisions pour créances irrécouvrables afin de constater les pertes potentielles liées à certaines opérations (factures impayées notamment). Ces provisions peuvent être provisionnées sur le poste clients ou sur le poste fournisseurs.

Le fait de facturer des pénalités de retard constitue une des manières les plus courantes d’imposer le respect d’un délai à un client. La plupart du temps, ces pénalités sont calculées sur la base du taux d’intérêt légal.