Dossier comptable : de quoi s'agit-il exactement ?

Le dossier comptable est un document qui regroupe toutes les pièces justificatives des opérations comptables d’une entreprise. Il doit être tenu à jour et régulièrement mis à jour.

Le dossier comptable est composé de plusieurs documents, dont le grand livre, le journal, le bilan et l’annexe. Nous allons voir comment faire pour créer un dossier comptable, et comment l’utiliser au quotidien.

Comprendre le concept de dossier comptable

La comptabilité est une discipline qui consiste à enregistrer les transactions financières d’une entreprise, à établir des bilans et des comptes de résultats. La comptabilité permet de suivre l’activité et l’évolution financière d’une entreprise au cours du temps. Elle permet aussi de présenter les données essentielles sous forme de tableau ou de graphique. Pour ce faire, elle utilise différents documents : le grand livre, le bilan, le compte de résultat et la balance des comptes.

Le dossier comptable est un ensemble d’informations que l’entreprise doit conserver pendant toute la durée de son existence. Les documents qui composent le dossier comptable sont : Le grand livre : c’est un document qui regroupe toutes les opérations effectuées par une entreprise au cours d’un exercice comptable (12 mois).

Il contient toutes les informations concernant les entrées et sorties d’argent effectués par une société pour sa gestion journalière. Il reprend sur plusieurs colonnes :

Les numéros des pièces justificatives
La date
Le montant total
La nature de l’opération (achat, vente, avoir…) ;
L’identification du client et/ou du fournisseur (nom, adresse)…
Le bilan : C’est un état financier qui représente la situation patrimoniale nette globale à un instant T (closure d’exercice).

Toutes ces informations doivent inclure dans le dossier de revision comptable

Les différents dossiers de travail

Une fois que vous aurez défini le type d’entreprise que vous allez créer, il faudra rédiger les différents dossiers de travail. Le dossier de présentation est une étape importante pour convaincre les investisseurs et pour rassurer les banquiers sur votre projet. Il permet en effet aux investisseurs potentiels d’avoir un aperçu du concept et des informations essentielles concernant le projet. Votre dossier de présentation devrait comporter :

Un plan financier décrivant la manière dont l’argent sera généré, utilisé et remboursé
Des éléments de description concernant l’activité et la stratégie commerciale (pour ceux qui sont à l’origine du projet)
Les projections financières sur 3 ans (avec un bilan prévisionnel).

Ce document permet à tout type d’investisseur ou partenaire d’avoir une idée claire du projet, sans risque qu’il soit obligé de s’engager.

Lorsque vous avez besoin de financement, cette étape est très importante afin d’obtenir le meilleur taux possible. Pour cela, il n’y a pas 36 solutions : il faut avoir un bon dossier ! En effet, les banques demanderont souvent des garanties qui peuvent être autant des biens immobiliers ou commerciaux que des parts sociales ou actions au sein de votre entreprise. Si vous ne disposez pas encore de telles garanties, il est recommandé de trouver un moyen permettant au banquier de se couvrir contre toute perte liée à votre engagement financier (hypothèque).

L’importance d’un dossier permanent

En tant qu’entrepreneur, vous êtes amené à considérer de nombreux aspects lorsque vous créez une entreprise. Un des éléments les plus importants est le dossier permanent. Un dossier permanent est un document qui regroupe toutes les informations relatives au fonctionnement et aux activités d’une entreprise. Par exemple, un dossier permanent peut contenir le statut juridique de votre entreprise, les comptes bancaires et la liste des clients de votre entreprise. En rédigeant un dossier permanent , vous pourrez facilement retrouver l’ensemble des documents utiles à la bonne gestion de votre entreprise.

Votre société aura ainsi toutes les informations en main pour gérer son activité correctement et faire face à ses éventuelles difficultés financières. Un dossier permanent doit se composer d’un certain nombre de documents :

Un modèle de statuts qui définit clairement le capital social minimum requis par l’entité juridique que vous souhaitez créer
Une copie du certificat d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS)
Le procès-verbal d’assemblée générale constitutive ou d’approbation des comptes annuels précédents
La lettre de mission signée par le dirigeant porteur du projet
Les pièces justificatives de l’identité du dirigeant (carte nationale d’identité ou passeport en cours de validité)
La liste des fonds propres apportés par chaque associé ou actionnaire
La preuve du versement effectif des apports sur un compte bloqué (chèques barrés ou chèques sans provision).

Maintenant que nous avons vu l’importance d’un dossier permanent, nous allons voir l’expertise comptable et le dossier de travail.

L’expertise comptable et le dossier de travail

Nous avons tous à un moment donné été confrontés à la nécessité de présenter des états financiers. Cette étape est souvent indispensable, car elle permet de mettre en lumière les résultats d’une entreprise, et ce afin que ses partenaires puissent prendre une décision concernant son avenir.

L’expertise comptable est une prestation qui revêt une importance capitale dans le monde des affaires. En effet, il arrive que des personnes fassent appel au cabinet d’expertise comptable pour connaître la situation financière de leur entreprise.

Les dirigeants ou actionnaires peuvent également faire appel au cabinet d’expertise comptable pour vérifier si l’entreprise génère ou non un bénéfice suffisant pour assurer sa pérennité. Il arrive aussi qu’un entrepreneur fasse appel à un expert-comptable pour lui confier la mission de réaliser son bilan annuel ou encore son budget prévisionnel.

La révision comptable et le dossier de révision

Pourquoi réaliser un dossier de révision comptable ? La révision comptable est un travail qui consiste à examiner les différents postes de charges et de produits d’une entreprise afin de s’assurer qu’ils correspondent bien aux écritures comptables. Elle permet aussi de vérifier que toutes les opérations ont été correctement enregistrées dans les livres comptables.

Comment procède-t-on à la révision comptable ? Lorsque le contrôleur n’est pas certain que les opérations sont correctement enregistrées, il peut lancer une révision afin de s’assurer que cela soit bien le cas. Il peut le faire de son propre chef ou demander au dirigeant l’autorisation pour effectuer cette tâche. Dans ce cas, il doit présenter un dossier complet et détaillé sur lequel figurent : une lettre explicative adressée au dirigeant, les pièces justificatives ainsi que le rapport du commissaire aux comptes ou une attestation signée par lui qui certifie qu’il n’a pas relevé d’anomalies significatives.

Bénéfices d’un dossier comptable bien tenu

Le dossier comptable de l’entreprise est un document essentiel pour connaitre l’état actuel des affaires. Il permet de conserver les preuves d’événements passés et de garder une trace des opérations financières effectuées par l’entreprise. Le dossier comptable comprend plusieurs parties, dont la comptabilité générale qui regroupe toutes les opérations courantes, la comptabilité analytique qui inclut les opérations relatives au coût de revient des produits ou encore la comptabilité budgétaire qui présente le budget annuel. Le bilan et le compte de résultat sont également inclus dans le dossier.

Le bilan regroupe toutes les informations sur l’actif immobilisé (les biens que possède l’entreprise) et non immobilisée (le stock, les créances clients…) alors que le compte de résultat retrace toutes les charges (ventes) et produits (achats).

Les documents importants du dossier sont nombreux, mais il faut surtout veiller à ce qu’ils soient rédigés correctement en respectant certaines normes imposée par la loi. Pour pouvoir tenir une bonne gestion financière, il est important de conserver tous ces documents avec soin et rigueur afin d’être en mesure d’y faire référence ultérieurement pour justifier si besoin est des transactions commerciales effectués par l’entité. Le dossier comptable est un dossier qui doit être fait de manière régulière, il permet de mettre en place une bonne organisation et d’avoir tous les documents nécessaires à la bonne gestion d’une entreprise.