Comment obtenir le remboursement d’une note de frais ?

Le remboursement d’une note de frais répond à bien des principes et des exigences. En effet, la loi exige que toutes les dépenses effectuées par un salarié dans l’intérêt d’une entreprise, soient remboursées à celui-ci par son employeur.

Pour cela, le salarié doit présenter à son responsable administratif ou comptable, une note de frais. Le plus difficile dans cette tâche en apparence simple pour l’employé est de pouvoir se faire rembourser dans la juste mesure, les dépenses qu’il a engagées.

Même si cela est chose fort possible et facilement réalisable, il est quand même important aussi bien pour le travailleur que pour l’employeur, de connaître les différentes règles régissant l’établissement de la note de frais pour mériter un remboursement.

Les conditions pour obtenir le remboursement d’une note de frais

La justification des dépenses

Les notes de frais doivent être uniquement constituées des dépenses professionnelles. Pour s’assurer de la nature de la dépense, il est donc important de pouvoir justifier que chaque somme a été utilisée pour les besoins et dans l’intérêt de la société.

Il faut également que les montants des dépenses présentées soient raisonnables. Le cas contraire, la comptabilité pourrait considérer votre acte comme une recherche déguisée d’avantages.

Pour obtenir le remboursement d’une note de frais, l’employé doit justifier ses montants par des factures détaillées, des tickets de caisse ou des reçus.

A titre d’exemple, les différents détails qui doivent apparaître sur la facture d’un repas d’affaires, sont entre autres le nom du client invité, le nom de l’entreprise qui l’emploie et sa fonction. Ces précisions doivent être mises au dos de la facture dans le cas où le montant de celle-ci dépasse la somme de 150 €.

La présentation de la note de frais

Pour bénéficier d’un remboursement, la note de frais doit être présentée conformément aux dispositions en vigueur. Ainsi, elle doit présenter les informations suivantes :

Le motif de la dépense ;
Le nom du bénéficiaire ;
Le lieu et l’heure dans le cas d’un déplacement ;
La date d’émission du justificatif ;
La nature de la dépense (frais d’hôtel, de restaurant, ticket de bus, etc.) ;
Les montants HT et TTC de chaque dépense ;
Les signatures de l’employé et de son employeur.

Toutes les informations que doivent comporter les notes de frais sont généralement affichées dans un tableau au sein de votre entreprise.

Il est possible d’éditer votre note de frais sur un support en papier. Toutefois, ce type de support peut être sujet à des difficultés quant à la facilité de lecture, de l’évaluation, de son suivi et de la ressaisie.

Pour cela, il est plutôt recommandé d’éditer votre note de frais en vous servant de logiciels informatiques. Chaque entreprise se sert normalement d’un logiciel personnalisé de traitement de notes de frais.

Cela facilite la comptabilisation des frais, sécurise le stockage et fluidifie la démarche. Retrouvez ici un moyen automatisé de gérer vos notes de frais.

Les méthodes de remboursement

Lorsque l’employé présente au responsable une note de frais remplissant les conditions énumérées ci-haut, l’entreprise a le devoir de procéder à son remboursement. Ledit remboursement peut se faire selon deux types de paiement : le paiement des frais réels et le paiement forfaitaire.

Le remboursement avec la méthode des frais réels

L’entreprise rembourse à l’employé chacune des dépenses réelles qu’il a engagées.

Dans ce cas, le salarié fait la liste des dépenses réalisées dans l’intérêt de l’entreprise, sur sa note de frais (équipements de bureau, trajet quotidien, dîners d’affaires, etc.). Il y associe les justificatifs nécessaires et les transmet au responsable administratif afin d’être remboursé.

Le remboursement avec la méthode forfaitaire

Ici, le chef d’entreprise fixe un montant à rembourser. Selon le cas, le montant peut se référer aux indemnités de repas, aux indemnités de compensation des frais d’hébergement provisoire ou aux indemnités kilométriques.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les indemnités kilométriques.

Par ailleurs, la méthode forfaitaire permet au collaborateur d’obtenir le remboursement d’une note de frais sans présenter de justificatifs.

Il est important de notifier que, selon la loi, l’employeur a le droit d’imposer un délai au salarié pour que celui-ci produise les justificatifs de sa note de frais.